Hilfe zum New Voice Mail Programm

Inhaltsverzeichnis

Hauptfenster

Hauptfenster mit mehr als 8 Linien

Persönliche Ansagetexte

Telefonlinien - Test

Statistik

Mailbox Statistik

Mailbox Status Normal

Mailbox Status Programm

Mailbox Status Zeitgesteuerte Texte ( Schedule )

Mailbox Status Alarm

Passwort Einstellungen

Löschfunktionen

Optionen modifizieren

Allgemeine Einstellungen

Initialisierungs Datei


New Voice Mail Programm

Mit dem Voice Mail Manager Programm VMNVT.EXE können Sie Mailboxen Ihres Voice Mail Systems verwalten, Linien überwachen, testen und diverse Einstellungen

vornehmen.

Im Hauptfenster des Programms werden im Gruppenfeld "Linien" die Zustände

der einzelnen Linien angezeigt. Wenn eine Linie gestartet ist und auf einen Anruf

wartet, steht im entsprechenden Feld die Liniennummer und "waiting". Wenn

die Linie nicht gestartet ist, wird dies mit der Liniennummer und dem Text "idle"

angezeigt. Bei einem Anruf wird der Name des zur Zeit gespielten Voxfiles angezeigt.

Unter "Mailbox Einstellungen" wird durch Eingabe der Mailboxnummer der aktuelle Status, die Anzahl Mitteilungen und der aktive Ansagetext der Mailbox angezeigt.

Durch anklicken der kleinen Pfeilchen rechts im Eingabefeld wird zur nächsten respektive zur vorherigen Mailbox gesprungen.

Das Voice Mail Manager Programm VMNVT unterstützt die drei Sprachen Englisch, Französisch und Deutsch. Italienisch und Spanisch auf Anfrage.

Die Standartsprache ist Englisch. Für die anderen zwei Sprachen muss die entsprechende Dll vorhanden sein.

Für Deutsch ist es vmnvt_dt.dll und für Französisch die vmnvt_fr.dll.

Die gewünschte Sprache muss in der vmnvt.ini Datei angegeben werden.

Weitere Informationen über die ini - Datei finden Sie HIER <link>


Hauptfenster für mehr als 8 Linien

Bei Systemen mit mehr als 8 Lienen, werden die Linien durch 60 kleine Lämpchen dargestellt. Diese Lämpchen ändern je nach zustand der Linie die Farbe.

Dabei gelten:

Grün:	Die Linie ist gestartet und wartet auf einen Anruf

Blau:	Die Linie ist gestartet und eine Applikation wird ausgeführt.

Grau:	Die Linie ist nicht gestartet oder nicht verfügbar

Im Bild oben sind 2 Linien aktiv und auf den Linien 3 und 4 läuft eine Applikation.

Die Linien 5 bis 60 sind nicht gestartet oder nicht verfügbar.

Bis 8 Linien empfehlen wir die Darstellungen mit 8 Knöpfen, weil dadurch der Zustand der einzelnen Linien besser ersichtlich ist.


Persönliche Ansagen

Jede Mailbox hat zwei persönliche Ansagetexte und einen Stadard - Ansagetext.

Die beiden persönlichen Ansagen können über das Telefon aufgesprochen, abgespielt und aktiviert werden. Im Hauptfenster dieses Programms wird der Ansagetext der angegebenen Mailbox angezeigt. In der Basiskonfiguration ist bei allen Mailboxen die Standard - Ansage aktiviert.

Wird ein Ansagetext angeklickt, erscheint das Dialogfeld " Ansagetext aktivieren ".

Ist die gewählte Ansage bereits vorhanden, wird die Taste "Spielen" angezeigt.

durch drücken dieser Taste, kann diese Ansage abgehört werden.

Durch drücken der Taste " Aktivieren " wird der ausgewählte Ansagetext aktiviert.

Durch drücken der Taste " Zurück " bleibt der vorherige Ansagetext aktiv

Ist die gewählte Ansage noch nicht vorhanden, kann sie durch drücken der Taste

" Aufnahme " aufgezeichnet werden. Eine noch nicht vorhandene Ansage sollte nie

aktiviert werden. Wenn dies trotzdem geschehen sollte und der Ansagetext nicht aufgezeichnet wird, aktiviert sich der Standard - Ansagetext automatisch.

Eine Ansage kann mit Hilfe von dem oben stehenden Fenster aufgenommen und abgespielt werden.

Dazu müssen Sie Ihre Interne Telefonnummer und eine Liniennummer eingeben,

auf welcher dann der Anruf startet ( Normal: Linie 1 ).

Die angegebene Nummer wird danach angerufen und Sie haben dann die möglichkeit die Ansage abzuhören und Aufzuzeichnen.

Normalerweise werden die persönlichen Ansagen über das Voice Mail Hauptmenü aufgezeichnet.


Linien - Test

Mit dem Linientester kann eine gestartete Linie getestet werden. Dazu muss im Feld

" Telefonnummer " die Nummer angeben werden, welche angerufen weren soll.

Im Feld " Linie " wird die Liniennummer angegeben, wo dann der ausgehende Testanruf starten soll.

Durch drücken der Taste " Start " wird das NVE - Programm " _outdial " auf der angegebenen Linie gestartet. Nach dem verbinden wird das Voxfile " hello.vox " gespielt. Ist dieses Voxfile nicht vorhanden, wird " hello.vox " im Stammverzeichnis

( \nvt\ ) aufgezeichnet.


Statistik

Im Statistik - Fenster kann das Verzeichnis und der Dateiname der Logdatei für jede Linie individuell angegeben werden. In der Logdatei wird jeder anruf mit Datum, Zeit und Dauer des Anrufes eingetragen. Diese Datei kann später mit jedem Tabellen -

Kalkulationsprogramm ( z.B: Excel ) ausgewertet werden.

Kommt im Dateiname " YY " und " WW " vor, so ersetzt das Programm diese Zeichenfolge automatisch mit der aktuellen Jahreszahl ( YY ) und mit der aktuellen

Woche ( WW ).

So wird für jede Woche eine separate Logdatei erstellt.

Beispiel:

Jeder Eintrag in die Logdatei " statYYWW.log " im Jahr 98 und der Woch 12 wird unter dem Namen stat9812.log gespeichert.

Directories

Das Feld Sprachverzeichnis 1 wird für die abspeicherung der OGM ( out going messages ) benötigt. Gleichwohl für das Sprachverzeichnis 2.

Im Feld Voice Mitteilungen wird der Speicherort für eingehende Mitteilungen angegeben.

Im Voice Mail Datenbankfeld sind z.B. Daten für den Wochen - und Jahreskalender

gespeichert.

Wichtig !

Nach jeder Änderung in diesen Feldern müssen Sie den Setzen Knopf anklicken.


Mailbox Statistik

Im Mailbox - Statistikfenster werden im linken Feld die Mailboxen mit den meisten eingegangenen Mitteilungen aufgelistet. Im rechten Feld wird aufgelistet, seit wann

eine Mailbox nicht mehr abgehört wurde. Oberhalb der beiden Fenster wird der Pfad

der New Voice Mail-Datenbank vm001.dbf und der freie Speicherplatz auf dem Laufwerk in das die Mitteilungen aufgezeichnet werden angezeigt.

Im Feld " Nicht abgehört seit " sind die ersten zwei Zahlen für das Jahr und die

letzten zwei für den Jahrestag. Wird kein Datum angegeben, wurde die Mailbox noch nie abgehört.

Durch selektieren einer Mailbox im Anzeigefeld “ Am meisten Mitteilungen “

und drücken der Taste “ Löschen “, werden alle Mitteilungen dieser Mailbox gelöscht.

Die gelöschten Mitteilungen können nicht wiederhergestellt werden. Desshalb sollten Sie, bevor Sie Mitteilungen löschen, sicher sein, dass Sie die richtige Mailbox selektiert haben.

Bei wenig freiem Speicherplatz sollten alte Mitteilungen gelöscht werden, damit wieder genügend Speicherplatz zur Verfügung steht, um neue Mitteilungen aufzuzeichnen.


Mailbox Status

Im Fenster “ Status Einsellungen “ kann jeder Mailbox individuell ein bestimmter Status zugewiesen werden. dieser Status kann später von Voice Mail Programmen

gelesen werden, und entsprechend dem gesetzten Status, Funktionen ausführen.

Um einer Mailbox einen neuen Status zuzuweisen, muss im Status - Eingabefeld auf das kleine Dreieck geklickt werden. Selektieren Sie in der Liste den gewünschten Status und drücken Sie dann auf “ Setzen “. In der darauffolgenden Aufforderung müssen Sie noch die Speicherung des neuen Status bestätigen.

Soll mehreren Mailboxen der selbe Status zugewiesen werden, kann im ersten Eingabefeld von “ Speichern in Mailbox “, de erste Mailboxnummer und im zweiten Feld die Nummer der letzten zu änderden Mailbox angegeben werden.

Der Status wird dann für die zwei angegebenen und alle dazwischenliegenden Mailboxen gesetzt.


Mailbox Status Programm

Wird der Status PROGRAMM für eine Mailbox gesetzt, kann ein Applikationspezifischer Ablauf für diese Mailbox programmiert werden.

Wird die Taste “ Editieren “ gedrückt, kann gewählt werden, ob das Programm mit dem Disigner ( Drag & Drop ) oder in der Scriipt - Sprache programmiert werden soll.

Dieser Status sollte nur von New Voice Speziallisten oder nach Absprache mit

New Voice verwendet werden.


Mailbox Status Zeitgesteuerte Ansagen ( Schedule )

Für zeitgesteuerte Ansagen ( Nachttext, Tagestext, Feiertagstext, usw ) wird der Status “ Zeitgesteuert “ ( Schedule ) verwendet. Wird ein Mailbox auf diesen Status

gesetzt, erscheint ein zweites Eingabefeld.

Der Schedule Plan wird für die Eingabe von Feiertagen, Betriebsferien, Betriebssitzungen, usw verwendet. Mit dem Woche - Plan werden die Öffnungszeiten für die Tages oder nachtansage definiert.

Durch drücken der Taste

“ Editieren “ wird das Fenster “ Zeitgesteuerte Ansagen “ geöffnet.

In diesem Fenster können die Ansagetexte gewählt werden, welche bei einem Feiertag, bei Nacht und bei Tag gespielt werden sollen.

Die Ansagetexte dieser Mailboxen können über das Telefon aufgesprochen werden. ( Siehe Aufname von persönlichen Ansagen ) >link

Nachdem die Ansagetexte eingestellt wurden, muss die Taste “ Speichern “ gedrückt werden um die Einstellungen zu speichern. Durch drücken der Taste “ Editieren “ wird das Programm nvsched.exe gestartet.

Mit diesem Program können die Feiertage und die Öffnungszeiten angegeben werden. Das Programm nvsched.exe kann auch direkt gestartet werden, indem das Programm “ Schedule Plan Editor “ im Ordner “ New Voice Design “ aufgerufen wird.


Mailbox Status Alarm

Um eingehende Alarme anhand der Alarmnumer ( Mailboxnummer ) zu konfigurieren,

muss der Status auf “ ALARM “ gesetzt werden.

Im Status - Dialog kann der Alarmnummer ( Mailboxnummer ) eine Alarmgruppe und ein Alarmtyp zugewiesen werden. Die zur auswahl stehenden Alarmgruppen werden aus der Datenbank vom Personal - Editor gelesen ( groups.df ).

Für den Alarmtyp stehen die zwei Typen “ Parallel “

und “ Seriell “ zur verfügung.

Bei der parallen Alarmierung werden die Personen von der Alarmgruppe mit allen zur Verfügung stehenden Linien angerufen. Bei der seriellen Alarmierung werden die Personen einer Gruppe nacheinander auf der selben Linie angerufen, bis jemand den Anruf entgegennimmt

und / oder quittiert. Der parallele Alarmtyp wird für Alarme verwendet, bei denen möglichst viele Personen in kürzester Zeit alarmiert werden müssen.

( z.B. Feueralarm )

Der serielle Alarm wir z.B. für technische Alarme verwendet. Um weitere Alarm Einstellungen vorzunehmen, drücken Sie die Taste “ Alarm Einstellungen “, dadurch wird der Alarmkonfigurator Nvaconf.exe ausgeführt.


Passwort Einstellungen

Im Fenster “ Passwort Einsellungen “ kann für jede Mailbox ein eigenes Passwort definiert werden. Dieses Passwort muss zum Abhören der Mitteilungen und für Änderungen im System eingegeben werden.

Jeder Mailbox - Benutzer hat somit sein eigenes Passwort, welches jederzeit wieder geämdert werden kann. Um ein neues Passwort für eine Mailbox einzurichten, muss zuerst die Nummer der Mailbox unter “ Mailbox lesen “ angegeben werden.

Das neue Passwort muss immer vierstellig und grösser als 1000 sein.

( Beispiel: 1234, 2001, 7933 etc. )

Das Standard - Passwort bei noch nicht verwendeten Mailboxen ist imer “ 0000 “.

Sobald aber ein Passwort definiert wurde, kann es nicht mehr auf den Wert “ 0000 “

zurückgesetzt werden.

Um bei mehreren Mailboxen dasselbe Passwort zu setzen, kann unter “ Speichern in Mailbox “ ein Bereich angegeben werden, in dem das Passwort für alle angegebenen Mailboxen gesetzt wird.


Lösch Funktionen

Im Fenster “ Lösch Funktionen “ können Mitteilungen und / oder persönliche Ansagen gelöscht werden. Durch drücken von“ Lösche OGM “ werden die beiden persönlichen Ansagetexte der angegebenen Mailbox ( en ) gelöscht.

Mit “ Lösche alles “ werden alle Mitteilungen und persönlichen Ansagetexte der angegebenen Mailbox ( en ) gelöscht.

Die gelöschten Mitteilungen und Ansagetexte können nicht wiederhergestellt werden,

desshalb muss vor dem löschen sichergestellt werden, dass die richtige ( n ) Mailboxnummer ( n ) angegeben worden sind.


Optionen modifizieren

Hier können diverse Optionen für jede Mailbox angegeben werden.

Im “ Ziel MBX “ Eingabefeld kann eine Ziel Mailboxnummer angegeben werden, auf welche die Nachrichten aufgezeichnet werden sollen.

Unter “ Info Text “ kann die Nummer eines Infotextes angegeben werden, welcher bei einem Anruf auf diese Mailbox vor dem Ansagetext gespielt wird ( Hotline Infotexte ).

Dies setzt aber voraus, dass die entsprechenden NVT - Programme und Voxdateien vorhanden sind.

Unter “ Sekretärin “ kann eine individuelle Telefonnummer angegeben werden, auf die Weiterverbunden wird, falls während dem Ansagetext die Taste 0 gedrückt wurde.

Im Eingabefeld “ Pager “ kann die Nummer eines Pagers oder eines Natel D angegeben werden, auf das eine Benachrichtigung geschickt wird, sobald eine neue Mitteilung aufgesprochen wurde.

Für das senden der Benachrichtigungen auf einen alphanumerischen Pager oder auf das Natel mit SMS müssen ein Modem und die entsprechenden Programme vorhanden sein.

Das Eingabefeld “ Spezial “ kann zu unterschiedlichen Zwecken eingesetzt werden.

Das Feld kann von jedem NVT - Programm aus gelesen werden. Es könnte zum Beispiel für unterschiedliche Sprachen der Mailboxen verwendet werden.


Allgemeine Einstellungen

In diesem Fenster können alle wichtigen Einstellungen der Linien gesetzt werden.

Unter “ Verzeichnisse “ können die beiden Sprachverzeichnisse, in welchen die Standard - Sprachdateien “ xxx.vox “ gespeichert sind, angegeben werden.

Im Feld “ Voice Mitteilungen “ wird der Pfad der Voice Mail Mitteilungen angegeben.

Im Feld “ Maximale Aufnahmedauer “ wird die maximale Aufsprechdauer für Anrufer angegeben ( in Sekunden ).

Nach erreichen dieses timeouts, oder wenn für eine bestimmte Zeit nichts mehr aufgesprochen wurde, wird die Aufnahme beendet. Ebenfalls Abgebrochen wird beim Auflegen oder sobald ein DTMF - Ton erkannt wurde.

Im Feld “Sekretärin - Nummer 1 “ wird die Nummer der Zentrale angegeben, auf welche weiterverbunden wird, wenn der Anrufer die Taste “ 0 “ drückt.

die Felder “ Sekretärin - Nummer 2 “ und “ Telefonnummer “ können für verschiedene Anwendungen verwendet werden. Standardmässig werden diese beiden Einträge nicht verwendet. Unter “ Interne Nummer dieser Linie “ muss die eigene interne Telefonnummer der Linie angegeben werden. Wenn die Nummern der Linien nicht bekannt sind, kann mit dem Linien - Test auf ein Telefon mit Display angerufen werden. Im Display wird üblicherweise die Nummer des Anrufers angezeigt.

Normalerweise werden Änderungen an allen Linien vorgenommen. Um nicht für jede Linie einzeln die Werte neu eingeben zu müssen, kann unter “ Speichern für Linie “

ein Bereich definiert werden, in dem die Änderungen für alle Linien durchgeführt wird.


VMNVT.INI

MainTitle= definiert den Text  welcher in der Titelliste vom Hauptfenster angezeigt wird.

ConfirmExit=yes/no definiert, ob das Beenden zuerst bestätigt werden muss.

DefaultLanguage=DT, FR oder GB definiert die Sprache, in welcher das Programm gestartet wird. Für Deutsch und Französisch muss die entsprechende Resource DLL-Datei vorhanden sein. (Vmnvt_dt.dll für Deutsch oder Vmnvt_fr.dll für Französisch) Die Standard Sprache ist Englisch. Für Italienisch & Spanisch kontaktieren Sie unsere Support Abteilung.

ResourceDLL= Name einer Resource DLL für eine andere Darstellungen der Programm Oberfläche, z.B. ein anderes Logo.  Diese Angabe ist Optional.

ActiveLines= Anzahl vorhandenen Linien im System

ShowEditBtn=yes/no gibt an ob bei den Status PROGRAMM und ZEITGESTEUERT eine Editiertaste angezeigt werden soll. Durch drücken dieser Taste kann das entsprechende Programm respektive Zeitplan modifiziert werden.

NvtiniPath= Pfad von der Nvtini.dbf Datenbank.  Standardpfad ist \nvt\

Vm001Path= Pfad von der Voice Mail Datenbank vm001.dbf.  Wenn kein Pfad hier angegeben wird, wird der Pfad vom Eintrag ”DB1” von der nvtini.dbf Datenbank gelesen.

ShowLineBtn=yes/no gibt an ob die Linien durch 8 Knöpfe (standard) oder durch 60 kleine Lämpchen dargestellt werden.

Die INI - Datei muss im Windows - oder im lokalen verzeichnis vorhanden sein und dient zur Initialisierung des Programmes.

Beispiel einer vmnvt.ini Datei:

[vmnvt]

  MainTitle=Voice Mail Program

  ConfirmExit=yes

  DefaultLanguage=DT

  ‘ResourceDLL=vmalcatel.dll

  ActiveLines=30

  ShowEditBtn=yes

  NvtiniPath=\nvt\

  Vm001Path=\db1\

  ShowLineBtn=no

  StatProg=\nvt\nvstat.exe

  AlarmStat=\nvt\nvaview.exe

  RefreshRateSec=2

[StatusText]

  StatusText0=AUS

  StatusText1=INFO

  StatusText11=ON

  StatusText21=LOKAL

  StatusText31=NATIONAL

  StatusText41=INTERNATIONAL

  StatusText61=SCHEDULE

  StatusText71=PROGRAM

  StatusText91=ALARM

[Alarm]

  GroupDataBase=\db1\groups.dbf

[NVGrpStart]

Unter [StatusText] können 100 Texte, welche als Status gesetzt werden können, definiert werden. Die bestehenden Texte sollten nicht geändert werden, mit Ausnahme der Übersetzung in eine andere Sprache  (gleicher Sinn  AUS oder OFF ) . Es können aber weitere Texte hinzugefügt werden, dazu stehen alle nicht verwendeten StatusTexte von 0

bis 99 zur Verfügung.

AlarmDataBase= Pfad der Datenbank groups.dbf welche für die Alamierung verwendet wird. Diese Datenbank sollte im db1 Verzeichnis sein.

Unter [NVGrpStart] speichert das Programm Daten, welchen nicht gelöscht oder verändert werden sollten.

Für mehr Informationen über unsere Voice Mail Systeme, Unified Messaging ( Fax zu E-mail ), Fax-Server, Alamierungs- und Mobilisierungssysteme, AutoAttendant, AudioText-Systeme,

und vieles mehr kontaktieren Sie bitte den Verkauf von New Voice:

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte den technischen Support von New Voice:

Telefon: +41 1 242 11 77

Fax:       +41 1 242 11 78

E-Mail: support@newvoice.ch

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